PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAYANAN AKADEMIK

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance. Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi.

Dengan mengedepankan pelayanan yang prima kepada mahasiswa, dosen dan masyarakat umumnya sebagai stakeholders Perguruan Tinggi (PT). Pelayanan yang prima menjadi misi dari akademik Fakultas Sastra kadang masih terkendala berbagai factor antara lain oleh inefisiensi dalam melayani stakeholders serta banyaknya keluhan stakeholders tentang lambatnya pelayanan. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh kepuasan stakeholders, adanya akuntabilitas publik dll maka perlu dilakukan evaluasi sejauh mana prosedur kerja telah dirancang, dilaksanakan dan direvisi serta bagaimana pelaksanaan SOP pada administrasi akademik Fakultas Sastra Universitas Jember.

Untuk menerapkan pelayanan administrasi yang baik (good governance), diharapkan akan mendorong terbentuknya manajemen yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu adanya evaluasi  SOP yang telah ada dan merevisinya jika diperlukan, dan membuat SOP baru jika memang belum ada. Kata kunci utama dalam pembuatan SOP adalah disusun berdasarkan kebutuhan stakeholders, baik internal maupun eksternal.

Manfaat SOP

1. dapat digunakan sebagai sarana komunikasi pelaksanaan suatu pekerjaan.
2. dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
3. dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
4. dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.
5. dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi.

Pembuatan SOP

A. Penilaian kebutuhan SOP

            Langkah pertama dalam membuat SOP adalah penilaian kebutuhan SOP. Jika di suatu bagian/sub bagian belum ada SOP-nya, maka pertanyaan yang perlu dicarikan jawabannya adalah ”SOP apa yang dibutuhkan oleh suatu bagian/sub bagian? Jika sudah ada SOP pertanyaannya adalah ”Apakah SOP yang telah ada mampu memenuhi kebutuhan organisasi?

B. Pengembangan SOP

          Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai berikut:

1. Pembentukkan tim dan kelengkapannya
2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif.
3. Analisis dan pemilihan alternatif.
4. Penulisan SOP.
5. Pengujian & Review SOP
6. Pengesahan SOP

Posted in: SOP Akademik